Makale

  • ERP Sistemi Kurulumu ve Zorlukları - (3514 defa okundu )

    blog

    ERP sistemleri seçimi her ne kadar zor bir süreç gibi görünse de işletmelerin en çok zorlandıkları adım ERP sisteminin kurulum sürecidir. Oldukça yüksek maliyetlere katlanılarak alınan yazılımlar, başarısız bir kurulum süreci sonunda çöpe atılabilmektedirler. ERP kurulum süreci, işletmelerde ERP sisteminden alınan verime doğrudan etki etmektedir.

    Başarılı bir sistem entegrasyonunu hedefleyen işletmelerin olumsuz neticeler almasının en büyük nedeni, ERP sistemi uygulamasının yeni bir makineyi üretime almak gibi teknik bir proje olarak değerlendirmeleridir. ERP kurulumu sırasında en çok yapılan hatalardan biri, işletme için doğru sistemin seçilmesine rağmen yanlış bir şekilde kurulmasıdır.  

    İdeal bir ERP sistemi kurulum süreci şu adımlarda gerçekleştirilir:  

    a) Proje organizasyonunun oluşturulması:

    Proje organizasyonu bir planlama kurulu ve bir de proje ekibini içermektedir. Planlama kurulu daha çok stratejik seviyede kararlar alırken proje ekibi ise sistem kurulumunda aktif rol üstlenecek farklı birimlerden elemanları içermektedir.  

    Proje ekibi, her departmandan veya belli baslı fonksiyonel alanlardan birer temsilcinin katılımıyla oluşturulmaktadır. Bu fonksiyonlar genellikle aşağıdaki gibidir:  

    • Malzeme yönetimi

    • Üretim

    • Muhasebe

    • Satış ve pazarlama

    • Ürün mühendisliği

    • Bilgi işlem

    • Müşteri hizmetleri

    • Kalite

    • İnsan kaynakları

    • Lojistik

    • Satın alma  

     

    b) Detaylı proje planının oluşturulması:

    Komple bir ERP sistemi birçok modül ve çeşitli iş yeteneklerine sahiptir. Projeyi basitleştirme ve önceliklerin belirlenmesi için detaylı bir proje çizelgesine ihtiyaç duyulur.  

    c) Proje ekibinin eğitimi:

    Sistem kurulum bütçesinin önemli bir kısmı personel eğitimi için kullanılmaktadır. Proje takımı ve kilit personel sistemle ilgili eğitim ve öğrenim seminerlerine katılarak detaylı bir şekilde günlük operasyonlar ve bunların ne şekilde yapılacağı konularında bilgi edinirler.  

    İdeal bir eğitim programı, proje takımına ERP sistemi ile ilgili kavramlar ve sağladığı olanakların anlaşılması ve sistemin değişik özellik ve fonksiyonlarının öğrenilerek işletme operasyonlarının yeni sistemle nasıl uyum içinde çalışabileceği konularını içermelidir.  

    d) Yeni donanımın kurulması:

    Yeni sistemin işletmenin mevcut bilgisayar ağında çalışabilmesi durumunda bu adım çabuk ve sorunsuz bir şekilde atlatılabilmektedir. Bununla birlikte işletmenin merkezi bilgisayar temelli sistemlerden network sistemlerine geçiş yapıyor olması durumunda yeni bir network ağı oluşturulup donanımların temin edilmesi gerekmektedir. Tüm mevcut kullanıcı bilgisayarlarının yeni ERP sistemini işletebilecek konfigürasyonda olup olmadıkları denetlenmelidir.  

    e) Pilot sistemin kurulması:

    Yazılım, tedarikçi firma tarafından yüklenir ve doğru yüklendiğinden emin olmak amacıyla bir kaç test yapılır. Yükleme işlemi tamamlandıktan sonra yazılımın tam olarak çalıştığının kontrol edilmesi amacıyla standart versiyon, işletme network sisteminde en az bir iş günü süresince çalıştırılır. Bu noktadan sonra işletmenin ERP sistemini verimli bir şekilde kullanması için gereken tüm teknik engeller aşılmış durumdadır.  

    f) Kullanıcıların eğitilmesi:

    Yazılım eğitimi, sistemi kullanacak personele işletme operasyonlarını sürdürmek için gerekli olan kilit işlemlerin öğretilmesini içerir. Satın alınan ERP yazılımı ile ilgili eğitim ve öğretim verilmesi gereken çalışma grubu yeni sistemi kullanacak olan ve bu sistemden doğrudan etkilenecek olan tüm personeli kapsar. İşletme çalışanlarının her biri yeni sistemin iş operasyonlarını, işletmeyi, müşterileri, çalışanları ve tedarikçileri nasıl etkileyeceği hakkında en azından genel bir eğitim almalıdırlar. Yazılım tedarikçisinden beklenen desteğin bir bölümü, yazılımın fonksiyonları ve sınırlarına dair tüm bilginin ve buna ek olarak bu sistemin işletmenin kendi endüstrisinde nasıl uygulanacağına dair bir anlayışın aktarılmasını içermektedir. Eğitim bireylerin ve grupların alışkanlıkları, prosedürleri ve kültürü değiştirmeleri için bir temel hazırlamaktadır.  

    g) Pilot sistem üzerinde eğitim:

    Pilot sistem çalışması tüm fonksiyonları dener ve kullanıcıların sistemden ne anladığını test eder. Pilot çalışma iş prosesini, müşteriden siparişin alındığı ilk aşamadan, malın sevk edildiği son aşamaya kadar ele alır. Bu çalışmanın önemli bir faydası, her fonksiyonel alanın, kendi alanında yapılan işlemlerin diğer fonksiyonları nasıl etkilediğinin görülmesidir.  

    Pilot sistem üzerinde yapılacak olan simülasyon çalışmalarının amaçları aşağıdaki gibidir:  

    • İşletmedeki her personele yeni sistemi kullanarak işlerini yapabilmesi için gereken emniyetli bir eğitim alanı sağlamak.

    • Personeli sistemde ne tür genel hatalarla yüz yüze kalabileceklerini ve bu tür hataları ne şekilde telafi edebileceklerini canlı örneklerle bilgilendirme.

    • Yeni sistemin olanaklarını kavrama, işletme prosedürleri ve politikalarına uyumunu test etme olanağı.  

    h) Veri doğrulama:

    Yeni sistemde kullanılacak veriler kesin olarak doğru olmalıdır. Eğer işletme yeni sisteme kadar resmi olmayan bir sistemle çalışıyorsa kritik veri kaçınılmaz olarak kayıp, zamanı geçmiş veya doğru olmayan bir veri olacaktır. Doğru olmayan veri de yeni sistemin yanlış bir şekilde planlanmasına neden olacaktır ki bu da sistem uygulamasının başarısız olmasına neden olacaktır.  

    i) Sistemin ilk kez çalıştırılması:

    İlk uygulama başarının garanti olduğu departman ya da ürün zinciri üzerinde yapılmalıdır. İlk uygulama denemesi başarısızlıkla sonuçlanırsa uygulamanın geri kalan kısmı çok zor gerçekleştirilir. Bu durumda bütün işletme personelinin motivasyonu tamiri olmayacak şekilde olumsuz yönde etkilenir. İlk geçiş aşamasında karşılaşılan problemlerin büyüklüğü ya da sayısı beklenenden fazlaysa işletme yeni sistemdeki problemler ortadan kaldırılıncaya kadar eski sistemi yeni sistemle paralel olarak kullanmalıdır.  

    j) Sistemin sürekli iyileştirilmesi:

    Yeni sistemin makul bir şekilde çalışmaya başlamasından sonraki süreç işletme için performans ölçülerinin gözden geçirilmesi ve alınan olumlu sonuçların belirlenmesidir. İşletme, ERP sistemini sürekli olarak daha verimli kullanabilmek için denemeler yapmaya ve kendini geliştirmeye devam etmek zorundadır. ERP sistemi belirli bir zamanda başlayıp hayata geçtikten sonra tamamlanmış bir proje olarak değerlendirilmemeli, çalışmalar uzun vadeli iş amaçlarını hedef alarak devam ettirilmelidir.  

    İşletmelerde ERP sistemi kurulumu sürecinde birçok sorunla karşılaşılabilmektedir. Bu sorunların büyük bir kısmı işletmenin ERP sitemi kullanımından duyduğu memnuniyet seviyesine etki etmektedir. Proje yöneticilerinin başarılı bir sistem elde edebilmeleri için kurulum sürecinde karşılaşılabilecek sorunlara proaktif bir şekilde çözüm sunmaları gerekmektedir.  

    Tüm işletmelerde ERP sistemi kurulum sürecinde genel olarak karşılaşılabilecek sorunlar özetle şunlardır:  

    • Üst yönetim katkısının sağlanamaması

    • Proje ekibi için gerekli eğitimlerin yerinde ve zamanında verilmemesi

    • Firmadaki projeden sorumlu ekibin yetersizliği

    • Proje elemanları arasında verimli bir iletişimin sağlanamaması

    • Tedarikçinin deneyimsiz ve kalitesiz oluşu

    • Proje ekibinde, tedarikçide ve çalışanlarda motivasyon eksikliği

    • Veri akışların hazırlanamaması ve sistem prosedürlerinin belirlenememesi

    • Bölümlerin geleneksel hale gelmiş politika ve prosedürlerinin değiştirilememesi

    • Çalışanların sisteme adaptasyonunun zaman almasından dolayı yaşanan iş verimi düşüşü

    • Kurulacak sistem ile ilgili kullanıcılara verilen eğitimin yetersizliği

    • ERP sistemi kullanan firmalardan bilgi alınamaması

    • Yazılımı mevcut platforma uydurulamaması

    • ERP sisteminin kullanımı ile ilgili oy birliğinin sağlanamaması

    • Dil, kültür, yasal konular ve muhasebe kuralları gibi alanlardaki zorluklar

    • Mevcut donanımın yetersiz oluşundan kaynaklanan ekstra harcamalar

    • Hedeflenen proje bütçesinin aşılması      

     

    Alıntıdır...


  •